Ausgangslage
Im Bereich der Praxisadministration hat KI bislang nur begrenzt Einzug gehalten. Zwar sind moderne KI-Modelle sehr leistungsfähig im Umgang mit Sprache, doch das Potenzial zur konkreten Vereinfachung oder Beschleunigung von Arbeitsabläufen wurde bisher nur punktuell genutzt.
Ein wesentlicher Teil administrativer Tätigkeiten entfällt auf die Terminplanung. Schätzungsweise über 50 Prozent der aufgewendeten Zeit wird für die Vereinbarung, Verschiebung oder Absage von Terminen genutzt, häufig via Telefon oder E-Mail.
Die Herausforderung
E-Mails im Zusammenhang mit Terminen müssen heute in der Regel vollständig manuell gelesen, verstanden und bearbeitet werden. Das bedeutet:
- Identifikation des Anliegens
- Zuordnung zum richtigen Patienten oder zur richtigen Patientin
- Auffinden des entsprechenden Termins
- Durchführung der gewünschten Anpassung
- Formulierung einer Antwort
- Dieser Prozess ist zeitintensiv und fehleranfällig, insbesondere bei hohem Anfragevolumen.
Während digitale Lösungen wie Online-Terminbuchungen bereits Entlastung bringen, bleibt die Bearbeitung von E-Mail-Anfragen in vielen Praxen weiterhin ein manueller Prozess.
Die Lösung
Hier setzt die Lösung von Compis an: Eine KI analysiert eingehende E-Mails automatisiert und erkennt gezielt, ob es sich um eine Terminanfrage im weitesten Sinne handelt, beispielsweise eine Absage oder eine Verschiebung. Wird eine solche Anfrage identifiziert, übernimmt die KI folgende Schritte:
- Zuordnung der E-Mail zu der entsprechenden Person
- Identifikation des betroffenen Termins
- Vorbereitung konkreter Handlungsschritte
Dem Praxispersonal werden daraufhin direkt im E-Mail-Kontext passende Optionen vorgeschlagen. Termine können unmittelbar abgesagt, verschoben oder neu gebucht werden. Zusätzlich generiert die KI einen Antwortvorschlag und kann passende Alternativtermine anbieten.
Das Resultat
Der Einsatz von KI geht in diesem Beispiel über reine Texterstellung hinaus und integriert sich direkt in bestehende Prozesse.
Das Ergebnis:
- Spürbare Zeitersparnis in der Administration
- Reduktion manueller Arbeitsschritte
- Schnellere Rückmeldungen an Patient:innen
- Effizientere Abläufe im Praxisalltag
Dieser Use Case zeigt exemplarisch, wie KI konkret zur Entlastung im Gesundheitswesen beitragen kann, insbesondere dort, wo heute noch viele manuelle Prozesse bestehen.
